DIE ELEKTRONISCHE AKTE

Aktenführung ohne Kompromisse
e²A – das erste standardisierte E‑Akten-System auf PDF/A‑Basis

e²A ist das erste Aktensystem, das keine Kompromisse zwischen ordent­li­cher Aktenführung und elek­tro­ni­scher Akte erfor­dert. Durch die durch­gän­gi­ge Aktenführung im Archivformat PDF/A können Bearbeitungen, Zeichnungen und Signaturen vorge­nom­men werden, die gesi­chert auch im Archiv vorlie­gen.

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Volle Umsetzung der Funktionen zur bewährten und schnellen Aktenbearbeitung

Die aus hunder­ten Jahren erfolg­rei­cher Aktenführung auf Papier bewähr­ten Mechanismen können so weit­ge­hend in die elektro­nische Welt über­nom­men und mit der Ergonomie einer moder­nen Softwarelösung verbun­den werden. So können Vermerke und Stempel zuver­läs­sig auf Dokumenten aufge­bracht werden, wobei die weite­re Bearbeitung im Original­format durch die paral­le­le Speicherung von Vorstücken weiter möglich bleibt. Akten­inhalte werden wieder in Dokumenten abge­legt und Metadaten auf ihre eigent­li­che Funktion als Ordnungskriterien zurück­geführt.

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Arbeiten bereits im Archivformat: PDF/A first

Anders als handels­üb­li­che Dokumentenmanagementsysteme spei­chert e²A nicht belie­bi­ge und nicht über­prüf­te Datei­formate, sondern persis­tiert jedes Dokument als führen­des PDF/A, das bei jeder Speicherung vali­diert wird. Akten können so pagi­niert, Dokumente getrennt, gedreht, verbun­den etc. werden, ohne das Aktensystem zu verlas­sen. e²A unter­stützt dabei diver­se und weiter ausbau­fä­hi­ge Typen von Akten und Aktenteilen, um Anforderungen aus so unter­schied­li­chen Bereichen wie Verwaltungsakten oder Akten in Grundbuch­sachen abzu­bil­den.

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LAN- und WAN-Tauglichkeit durch PDF Streaming

Durchgängiges Streaming von der Persistenzschicht in die Anzeige für opti­ma­le Anzeigegeschwindigkeit auch bei Nutzung eines zentra­len Rechenzentrums.

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Offline-Fähigkeit durch Tablet-Anwendung

Lesen und Durchdringen der Akte auch ohne Verbindung zum zentra­len Aktenbestand.

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Transaktionale Integration von Fachanwendungen

Konsistente Datenbestände auch nach Jahren des gemein­sa­men Betriebs.

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Einheitliche Rahmenanwendung

Fachanwendung und Akte als einheit­li­ches Werkzeug aus Sicht des Anwenders.

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Integration in Outlook und Windows

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Aktenführung ohne Kompromisse
Die Justiz führt die E‑Akte wieder auf den Boden des Bewährten

Wofür noch ein System für die elek­tro­ni­sche Akte, frag­ten sich viele vor ein paar Jahren. Wo es doch bereits so viele Systeme allein für den deut­schen behörd­li­chen Markt gab. Die Justiz entschied sich dennoch, zunächst in Nordrhein-Westfalen, anschlie­ßend auch in Bayern, einen eige­nen und neuar­ti­gen Ansatz für die elek­tro­ni­sche Aktenführung entwi­ckeln zu lassen.
Zu den wich­tigs­ten Merkmalen der Produkte gehört die Ein­führung eines neuen Informationsmodells für die elek­tro­ni­sche Akte. Anders als beim DOMEA-Konzept und auch beim Konzept „moder­ne Verwaltungsarbeit“ des BMI besteht die elektro­nische Akte bei den von der Justiz gewähl­ten Ansätzen nicht mehr aus einer unge­ord­ne­ten Menge Dateien belie­bi­ger Formate, die durch Akte und Vorgang geord­net und durch Metadaten spezi­fi­ziert werden. Die in der Justiz entwi­ckel­ten Aktenprodukte – e²A aus Nordrhein-Westfalen und eIP aus Bayern – spei­chern die Akte als Serie von PDF/A‑Dokumenten, die eine feste – weil akten­re­le­van­te – Reihenfolge aufwei­sen und alle akten­relevanten Informationen inner­halb der Dokumente enthal­ten.

•    Dieser Ansatz ermög­licht zum einen eine Vielzahl von Funktionen, die ein doku­men­ta­gnos­ti­sches DMS nicht bieten kann, wie das Verbinden und Trennen von Dokumenten, die Integration von Signaturfunktionen oder die Verschlüsselung von Dokument­teilen. Er ist auch Grundlage dafür, dass eine Akteneinsicht von der über­mit­tel­ten Information her gleich­wertig zu dem ist, was in Gericht oder Behörde vorliegt.
Da die PDF/A‑Daten die Akte abschlie­ßend abbil­den, ist ein expor­tier­tes PDF auch die voll­wer­ti­ge Akte, ohne dass dem Einsicht Nehmenden Meta­daten zur Verfügung gestellt werden müssen.
•    Er ist jedoch zum ande­ren die Grundlage dafür, eine wirk­lich ergo­no­mi­sche Aktenbearbeitung zu ermög­li­chen. Nur die Konzentration auf ein führen­des Dokumentenformat ermög­licht es, Bearbeitungswerkzeuge gleich­sam in der Akte anzu­bie­ten, deren Ergebnis auch im Dokument gespei­chert werden kann. So ermög­licht die Justizakte Anmerkungen und quali­fi­zier­te Signaturen, die eben in PDF/A unter­stützt werden, und z.B. nicht die Einbettung von PowerPoint-Dateien, die nur unter MS Office ausge­wer­tet werden können (wobei es natür­lich möglich ist, PowerPoint wie auch ande­re Dokumentformate neben dem PDF/A in der Akte zu spei­chern). Auch eine ein­heitliche Schnittstelle für Barriere­freiheit kann so ange­bo­ten werden, Anwender müssen z.B. nicht erst die für den jewei­li­gen Inhalt taug­li­che Konfiguration für Screenreader ermit­teln.

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•    Warum über­haupt PDF/A als führen­des Format und nicht Word, worin ein Großteil der Dokumente erzeugt wird? Zunächst spricht die exter­ne Referenzierbarkeit für die Nutzung eines Formats mit festen Seiten wie PDF oder TIFF im Gegensatz zu einem Format mit varia­bler Seitenbildung wie RTF. Dies ermög­licht – man denke nur an den „Zeugen auf Bl. xyz d. A.“ – die Bezeichnung einer vergleichs­wei­se präzi­sen Fundstelle für Information ohne Rücksicht auf die konkret einge­setz­te Betrachtungssoftware (oder die Einstellungen des Drucker­trei­bers). Für PDF/A spricht aber noch mehr: Die meis­ten Behör­den und Archive planen mit PDF/A als Format zur Lang­zeit­archi­vierung. Die Archivierung setzt jedoch voraus, dass genau das im Archiv gespei­chert wird, was auch Gegenstand der Bear­bei­tung war. Jeder, der bereits in größe­rem Umfang Dateien in PDF zu konver­tie­ren versucht hat, kann bezeu­gen, dass dies mit Fehlern sowie großen und klei­nen Ungenauig­keiten befrach­tet ist. Eine Akten­bearbeitung in PDF/A umgeht dieses Problem. Archiviert wird exakt das, was Gegenstand der Bearbeitung war. Eine späte Umwandlung der origi­nä­ren Dokumentformate in PDF/A birgt dage­gen das Risiko, dass Konvertierungsfehler nicht erkannt, aber archi­viert werden.
•    Natürlich gehen auch bei der Justiz Excel-Dokumente ein und Word bleibt das wich­tigs­te Werkzeug beim Erstellen von Urteilen. Wenn diese jedoch sofort nach der Einreichung oder Bearbeitung in PDF/A konver­tiert und zur Anzeige gebracht werden, hat der Sachbearbeiter eben bereits das Archivformat zur Grundlage seiner Bearbeitung gemacht, alle Zeichnungs- und Genehmigungsprozesse erfol­gen auf dieser Grundlage. Mögliche Konvertierungsfehler können früh erkannt und die PDF/A Repräsentanz mit dem Original vergli­chen werden. Dass auch die Aktensysteme der Justiz neben dem führen­den PDF/A die weite­ren Dokumentformate wie Word versio­niert als Vor­stücke spei­chern und so auch die Weiterbearbeitung im Ursprungs­format erlau­ben, versteht sich dabei von selbst.
•    Der Justiz gelingt es so, die Vorteile langer Tradition erfolg­reicher revi­si­ons­si­che­rer Aktenführung auf Papier mit den Vorteilen der elek­tro­ni­schen Bearbeitung wie jeder­zei­ti­ger Ver­füg­barkeit und paral­le­ler Bearbeitbarkeit der Akte zu kombi­nieren, ohne die Vorteile der herkömm­li­chen Bear­beitung wie exter­ne Referenzierbarkeit und Werkzeug­unabhängigkeit vorgeb­li­chen tech­ni­schen Zwängen zu opfern.
•    Es wird mit Spannung zu verfol­gen sein, ob sich dieser Ansatz nicht auch außer­halb der Justiz durch­setzt, oder ob die in den letz­ten Jahrzehnten zu verfol­gen­de schlei­chen­de Auf­lösung der ordent­li­chen Veraktung sich fort­setzt. Ohne die rich­ti­gen Werkzeuge wird eine gute Veraktung auf Dauer nicht zu erzie­len sein.

Ansprechpartner

Anna Leimbert
Leiterin Softwareentwicklung

anna.leimbert@sinc.de

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